10 Consejos para poder descubrir todo el potencial que tiene Google Docs

Google Docs es una suite ofimática basada en la nube muy popular y tiene muchas más características de las que piensas en un primer momento.

En este artículo te mostraremos 10 de los mejores consejos para descubrir el potencial que tiene Google Docs, incluyendo cómo utilizarlo para colaborar en proyectos con otras personas en línea, desde cualquier lugar.

Los 10 mejores consejos para aprovechar todo el potencial de Google Docs son:

1- Uso del Control Compacto.

Si estás usando Google Docs desde un portátil pequeño o desde una tablet, es bastante recomendable utilizar el Control Compacto.

Esta característica te permite convertir el menú de opciones en una barra mucho mas pequeña, pasando todo a estar al alcance bajo el icono de una flecha que pasa a estar disponible en el lado derecho de la pantalla.

Para acceder de manera rápida a esta opción, pulsa la combinación de teclas (Ctrl + Shift + F).

2- Encuentra opciones de menú adicional.

Si, al contrario, lo que quieres es tener un menú contextual con más opciones, abre un documento, mantén presionada la tecla Alt y pulsa la tecla /.

Verás como aparece la opción “Buscar en el menú”.

Prácticamente cualquier opción puede ser encontrada utilizando esta técnica. Las opciones de Ayuda y los Atajos de Teclado también se encuentran disponibles de esta manera.

3- Escribir con frecuencia el texto que se repite.

Si te encuentras regularmente en la situación en la que escribes el mismo texto una y otra vez, este es sin duda un consejo bastante útil.

Para ponerlo en práctica, abre un documento y dirígete a la opción Herramientas > Preferencias.

Desplázate a través de ella hasta que encuentres la opción “Substitución Automática”. Una vez allí, escribe el texto que sueles repetir con frecuencia en tus escritos, y después pulsa OK.

Ahora, cada vez que vayas a escribir ese texto que sueles repetir con frecuencia, solo debes de pulsar la tecla Espacio antes de hacerlo y verás como el texto aparece y se añade a tu escrito de manera automática.

4- Construye tu propio diccionario.

Esto es realmente útil para aquellos profesionales que utilicen Google Docs de manera habitual y se encuentren en la situación en la que terminan escribiendo las mismas palabras con frecuencia.

Pese a que no va a parecerse nunca al diccionario de la RAE, puede ser útil para reducir el tiempo que se pasa escribiendo las mismas palabras a lo largo de nuestros escritos.

Para utilizar esta característica, ve a Herramientas > Diccionario Personal y añade aquellas palabras que te gusta más utilizar.

5- Utiliza una red privada virtual (VPN).

Como vas a pasar la mayor parte del tiempo escribiendo conectado a Internet, para tener la mayor seguridad desde diferentes lugares o países, es recomendable añadir un VPN mientras trabajas online.

Principalmente para mantener una mayor seguridad en el momento de redactar tus escritos, o, aun más importante, para poder tener plena movilidad geográfica eliminando cualquier bloqueo geográfico que se te presente.

6- Colaborar en Google Docs.

Como se mencionaba al comienzo de este articulo, una de las grandes características que tiene Google Docs es la posibilidad de permitir que varias personas puedan acceder al mismo documento desde cualquier lugar, siempre que se encuentren en línea.

Sin embargo, sin un buen control de versiones esto puede llegar a ser bastante problemático.

Afortunadamente, Google ha prestado atención a este problema.

Para no confundir a otros colaboradores, puedes incluir comentarios en el documento para que así los demás puedan verlos.

Ellos recibirán una notificación cuando lo hagas, y podrán responder a ella desde su propio email.

Para utilizarla, ve a Insertar > Comentario, pon el símbolo + en él, escribe el email y añade tu comentario.

7- Ver el historial de cambios.

He aquí una función crítica de Google Docs, sobre todo cuando estás colaborando con otras personas. Para aprovechar esta característica ve a Doc: Archivo > Ver Historial de Cambios.

Aparecerá un panel en el lado derecho mostrando todos los cambios que se hayan realizado, así como las personas que los hayan hecho.

8- Utilizar Control de Voz.

También puedes escribir usando el sistema de reconocimiento de voz que Google Docs incluye. Google ha proporcionado esta característica tan fundamental, pero para ello deberás de practicar primero .

Simplemente ve a Herramientas > Escritura por Voz.

Nota: Necesitarás un micrófono para sacarle el mayor partido a esta característica.

9- No archives, Busca.

Puedes encontrar cualquier documento en cualquier lugar posible de Google Docs buscando únicamente por una frase que se encuentre escrita en él.

No necesitas guardar las cosas en una estructura específica. La propia interface de Google Docs está desarrollada alrededor de un gran campo de búsqueda. ¡Aprovéchate de ello!

10- Trabajar Offline.

Google Docs es una herramienta online, ¿Verdad?. Aun así, no significa que no puedas usarla mientras que no tienes conexión.

Desde la pagina principal de Docs, activa en el menú disponible a la izquierda, donde encontrarás

la opción para trabajar Offline. Así podrás seguir utilizando uno de las suites ofimáticas más completos que existen.

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