¿Cuál es el propósito de un programa de gestión de la calidad?

22/03/202122/03/2021 FV

Cuál es el propósito de un programa de gestión de la calidad? Un programa de gestión de la calidad o sistema de gestión de calidad (SGC) se puede definir como una colección de procesos comerciales que se centran en cumplir los requisitos del cliente de forma constante. Esto puede parecer bastante simple, sin embargo, es esencial que se superen ciertos obstáculos para que su SGC tenga éxito.

El propósito de un sistema de gestión de la calidad es garantizar que cada vez que se lleva a cabo un proceso, la misma información, métodos, habilidades y controles se utilicen y apliquen de manera coherente. Si hay problemas u oportunidades en el proceso, esto se introduce en el sistema de gestión de la calidad para garantizar una mejora continua y se puede implementar en cualquier industria, por ejemplo en la industria alimentaria pueden implementar un software de inocuidad alimentaria.

El concepto de un sistema de gestión de la calidad es bastante difícil de entender para muchas personas, y hay mucha confusión y mitos en torno a él. En este blog te explicamos:

Qué es realmente un sistema de gestión de la calidad y por qué es importante
Cómo cada grupo / departamento de partes interesadas se beneficia de un sistema de gestión de la calidad
Los beneficios de utilizar el software del sistema de gestión de la calidad

¿Qué es el software SGC?

Un SGC empresarial bien implementado ayuda a una organización a ganar control, confianza y mejorar la comunicación.

Cuando las personas hablan de SGC, pueden querer decir cualquiera de estas tres cosas:

SGC como tecnología: se trata de un producto tecnológico, a menudo en la nube, que los equipos utilizan para registrar, informar y analizar procesos.

SGC como estrategia: esta es una filosofía empresarial sobre cómo se deben gestionar los procesos y procedimientos.

SGC como un proceso: Piense en esto como un sistema que adopta la empresa para nutrir y administrar la información.

¿Qué hace el software SGC?

El software SGC proporciona una herramienta central para todos los comentarios de los clientes, problemas, políticas, proveedores, documentos, riesgos, incidentes, registros de capacitación, equipos, auditorías e inspecciones. También puede extraer automáticamente otra información, como datos de ERP o aplicaciones móviles, y puede enviar notificaciones como solicitudes de revisión, actualizaciones de cambios y alertas.

Un SGC organiza esta información para que cada persona tenga acceso a su propia lista personalizada de tareas pendientes. Los permisos controlan quién ve qué y cuándo. En general, un SGC ofrece un registro completo de los procesos comerciales, para que pueda comprender mejor las iniciativas de mejora.

¿Por qué es importante un sistema de gestión de la calidad?

Un SGC permite a una empresa proteger su reputación, acelerar el cambio y satisfacer las necesidades del cliente.

Mejores prácticas de gobernanza, riesgo y cumplimiento

Un SGC también brinda protección frente a litigios. Una vista única de decisiones, registros y pistas de auditoría reduce el riesgo legal y reduce los costos de encontrar y retener contenido para un negocio defendible.

¿Cómo se benefician las diferentes funciones comerciales del uso de SGC?

Si bien la importancia del SGC ha sido tradicionalmente como una herramienta de calidad, auditoría y riesgo, algunas de las mayores ganancias provienen de otras áreas, como liderazgo, servicio al cliente, ventas y marketing, adquisiciones y recursos humanos. De hecho, esto ha llevado a muchas organizaciones a eliminar la palabra «calidad» de «QMS» y cambiarle el nombre a sistema de gestión empresarial.

Así es como se benefician las diferentes funciones comerciales del uso de un sistema de gestión de la calidad:

Equipos de atención al cliente

Muchos equipos de servicio al cliente están preparados para fallar. Existe una cultura de mantener los problemas y la información en torno a las quejas o comentarios de los clientes únicamente dentro del equipo de servicio al cliente.

Sin embargo, todos se benefician cuando hay un proceso horizontal. Esto significa realmente resolver el problema, no solo enviar un nuevo producto. La mayoría de las organizaciones que gestionan los comentarios de los clientes en su SGC reducen el número de quejas y problemas planteados porque existe un enfoque preventivo, se aborda la causa raíz y existe una cultura de apertura y colaboración.

Tiempo

El QMS acelera el proceso de incorporación, automatizando el proceso de gestión de registros de formación, analizando las necesidades de recursos e identificando las lagunas de formación.

Equipos de ventas y marketing

Si es el producto más rápido, de mejor rendimiento y de mayor duración del mercado, su equipo de ventas y marketing quiere saberlo. Y quieren conocer los detalles para poder respaldar sus comunicaciones con datos y ejemplos.

¿Cómo puede una organización saber cuál es su ventaja competitiva única sin obtener la información del sistema de gestión de la calidad?

Obtención

Estos equipos pueden rastrear y administrar muchas funciones diferentes con un SGC. Pueden realizar un seguimiento del desempeño de los proveedores y asegurarse de que sus credenciales sean válidas y estén actualizadas. También es útil para agregar información y notas relevantes durante la jornada laboral y poder ver los resultados de la auditoría.