¿Qué es la automatización de cuentas por cobrar y cómo puede ayudarte?

Le encanta que le paguen a su organización y que le paguen rápidamente. Pero, si bien puede enviar facturas a sus clientes, no puede asegurarse de que paguen antes de su fecha límite. Las organizaciones a menudo se enfrentan a un retraso en los pagos comerciales de sus clientes, normalmente de 30 días, pero a veces de hasta 90 días o incluso más. 

Debido a que los pagos de esos clientes son necesarios para respaldar su negocio (operaciones, empleados y más), los retrasos en los pagos tienen un impacto negativo en su operación y su flujo de caja. Pocas organizaciones son inmunes a este fenómeno. Ahí es donde la automatización de cuentas por cobrar le puede ayudar.

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar (AR) son ventas por las que aún tiene que cobrar el pago. Mientras que algunas empresas operan haciendo que los clientes paguen antes de recibir los bienes o servicios, otras proporcionan los bienes o servicios primero y luego solicitan el pago. 

Como ejemplo de cuentas por cobrar, piense en su proveedor de electricidad local, que le permite acumular electricidad para un mes antes de que tenga que pagar. Si su negocio opera de esta manera, esencialmente está vendiendo a crédito. Las cuentas por cobrar no deben confundirse con las cuentas por pagar (AP), que es el dinero que le debes a otra persona por las compras que has realizado.

¿Cuáles son lbyos procesos estándar de cuentas por cobrar?

El proceso estándar de cobro de cuentas por cobrar implica cuatro pasos básicos:

1. Establezca sus prácticas crediticias: para asegurarse de que sus clientes entiendan lo que se espera de ellos en la forma de pago, es importante que desarrolle prácticas crediticias específicas, generalmente disponibles para los clientes por escrito, que describan los términos de su acuerdo de compra.
2. Facturar a los Clientes: La facturación implica el envío de solicitudes de pago, ya sea en papel o electrónicamente, a los clientes cada vez que se realiza una venta; las facturas suelen incluir una fecha de vencimiento y un recordatorio amable sobre las sanciones en las que el cliente puede incurrir por pagos atrasados.
3. Realice un seguimiento de los pagos recibidos y vencidos: dado que su flujo de efectivo depende del procesamiento oportuno de las facturas, es imperativo que realice un seguimiento de los pagos que recibe y de los que aún están pendientes; También se necesita un plan de seguimiento para recordar a los clientes y  cobrar las facturas vencidas , con niveles crecientes de incentivos.
4. Cuenta para cuentas por cobrar y deudas incobrables: según el método de contabilidad que emplee,  efectivo o devengo , utilizará un proceso diferente al registrar las cuentas por cobrar y contabilizar las deudas incobrables.

¿Por qué la automatización de cuentas por cobrar?

Sin duda, ha escuchado un poco, o mucho, sobre la automatización de procesos comerciales. Es la práctica de tomar las actividades del día a día, restarles la parte administrativa intensiva en mano de obra y transferir esa “carga” a la tecnología.

La automatización AR migra los esfuerzos de facturación a las prácticas digitales. Crea automáticamente facturas basadas en los datos de su empresa, las entrega electrónicamente en fechas establecidas, envía recordatorios y concilia pagos con sistemas contables. También admite múltiples tipos de pago, incluidos ACH,  tarjeta de crédito y  PayPal.