Cómo mantener seguros los documentos importantes

Si considera todos los documentos importantes que tiene su empresa, comenzará a darse cuenta de lo desastroso que sería que esa información confidencial cayera en las manos equivocadas. No solo el robo de identidad es algo de lo que las personas ahora están en riesgo en la sociedad digital en la que vivimos, sino que también es frecuente la pérdida de documentos debido a accidentes como incendios o inundaciones, en ocasiones debemos eliminar información confidencial para mantenerla a salva.

¿Qué documentos debes mantener a salvo?

Cuando comienzas una empresa, hay registros esenciales que se crean específicamente para ti. Estos documentos incluyen certificados, testamentos, pólizas de seguro, documentos hipotecarios y facturas de propiedad, pasaportes y contratos e información bancaria.

En caso de robo, pérdida o destrucción prematura, estos documentos pueden tener efectos costosos en su empresa. Reemplazar estos documentos lleva tiempo y cuesta dinero. Es posible que algunos nunca puedan recuperarse debido a su naturaleza, como los testamentos. En casos de que desee destruir archivos confidenciales recomendamos la destrucción de archivos Allsafedocuments, una de las principales empresas españolas en destrucción certificada de documentación confidencial. 

Mantener seguros los registros familiares

Llévelo al banco

Las cajas de seguridad son una excelente solución de almacenamiento para el papeleo que tendría problemas para reemplazar. Los bancos cobran una tarifa de alquiler relativamente asequible por el uso de la caja de seguridad.

A cambio, obtienes seguridad y una unidad de almacenamiento privado para tus documentos personales, pero hay algunas advertencias. No coloque su  única  copia de su testamento, contratos, etc. Ya que las personas que necesitan esos documentos pueden no tener acceso a ellos.

Los bancos no siempre están  protegidos durante los desastres naturales. Las cajas de seguridad no siempre son privadas. Seguridad Nacional puede acceder a ellos y el IRS puede congelarlos si congelan sus activos. ¿Recuerdas el efectivo mencionado anteriormente? La mayoría de los contratos de depósito de seguridad establecen que el  efectivo no está asegurado, al menos no por la FDIC. Si tiene una gran cantidad de «efectivo de colchón», guárdelo en una cuenta bancaria.

Los bancos son una opción de almacenamiento para sus documentos personales, pero no son la única opción y pueden no ser la mejor solución para usted. Muchas personas prefieren mantener documentos cerca de casa.

Cómo almacenar documentos importantes en casa

Una de las mejores formas de almacenar documentos en papel es en casa, en una caja fuerte o en un archivo. Si bien almacenar copias originales de sus documentos vitales en una caja de seguridad bancaria está bien, almacenar documentos a los que accede a menudo es mejor hacerlo en casa. Imagine que tuviera que visitar el banco cada vez que necesitara su información fiscal o una de sus pólizas de seguro.

Puede comprar cajas fuertes para el hogar con diferentes niveles de tecnología ignífuga, impermeable y resistente al agua. Las cajas fuertes para el hogar también vienen en una variedad de tamaños. Tenga en cuenta la portabilidad. Idealmente, desea una caja fuerte a la que pueda acceder rápidamente en caso de desastre. Guarde fotocopias de su licencia de conducir, certificados de nacimiento de todos los miembros del hogar y pasaportes. Tener copias de estos documentos puede facilitar el reemplazo si pierde los originales. La caja fuerte del hogar es donde también debe almacenar todas las pólizas de seguro, documentos de bienes raíces, incluidas las escrituras y todos los títulos de vehículos. 

Las cosas que no debe almacenar en las cajas fuertes del hogar incluyen documentos financieros con su información privada, como extractos bancarios. Además, no guarde grandes cantidades de dinero en efectivo en una caja fuerte. Si un ladrón roba la caja fuerte, el seguro de propietario de vivienda generalmente solo cubre una pequeña cantidad de efectivo. Un documento personal importante que debe colocar en la caja fuerte de su hogar son las instrucciones para su familia con respecto al acceso a su caja de seguridad y la información de contacto de su abogado.

Otro tipo de seguridad de documentos para la que debe prepararse es el almacenamiento de sus registros financieros.

Tecnología y almacenamiento de registros financieros

El almacenamiento de documentos como certificados y pólizas de seguro en una caja fuerte o archivo en el hogar funciona bien, pero todos tenemos documentos que requieren un mayor nivel de seguridad. Los documentos financieros incluyen extractos bancarios, talones de nómina y registros de impuestos. No desea ningún documento que enumere su número de Seguro Social u otra información de identificación privada disponible para los ladrones de identidad.

Puede parecer arcaico, pero la gente todavía usa sistemas de archivo físicos para almacenar registros financieros. Me vienen a la mente cajas de archivo y archivadores de metal. Las cajas y gabinetes aún funcionan pero no son ideales. ¿Qué pasa si un ladrón roba la caja? ¿Qué pasa si su sistema de archivo no es resistente al fuego o al agua? En lugar de un archivo de acordeón o un archivador de metal, considere almacenar sus documentos personales en un pequeño disco duro externo. Los documentos ocupan un espacio mínimo, lo que significa que probablemente no necesitará más de 5-10 gigabytes de capacidad de almacenamiento.

Un disco duro externo ofrece protección segura porque puede configurarlos para que estén protegidos con contraseña. Esto también significa que sus documentos no se almacenan directamente en su PC o computadora portátil. En el caso de una evacuación del hogar, simplemente lleve el disco duro cuando salga. Puede acceder a los documentos protegidos desde cualquier computadora.

Otra opción de almacenamiento para documentos confidenciales es la nube, que brinda acceso a documentos en cualquier dispositivo conectado a la red.

Guárdelo en la nube

La nube. Es un término que flota en todas partes hoy en día. Desde la oficina hasta el aula, la  gente habla de computación en la nube. La nube no es un armario de almacenamiento oculto etéreo. El almacenamiento en la nube es una opción de almacenamiento digital que muchas personas usan hoy para el almacenamiento de documentos personales.

La nube no es la mejor solución para almacenar documentos como certificados de nacimiento, tarjetas de Seguro Social u otros documentos donde se pueda requerir el original. Por ejemplo, si solicita una hipoteca, necesitará un original de su SSN. Pero, si su objetivo para 2019 es eliminar el desorden de papel, la nube funciona. El almacenamiento en la nube también funciona bien como respaldo para esos registros vitales, pero no es una solución perfecta.

Tiene tres opciones sólidas para almacenar documentos personales, pero ¿cómo puede preparar mejor esos documentos para su almacenamiento?

Protección contra incendios y daños por agua

Nadie anticipa un incendio o una inundación que dañe su hogar y sus pertenencias personales. Incluso cuando vives en una zona de inundación, una inundación no es una realidad hasta que te sucede a ti. Cuando ocurren desastres, la mayoría de las personas tienen minutos, a veces segundos para la evacuación segura de su hogar. No tendrá tiempo para localizar, reunir y empacar documentos importantes.

Si sabe que se encuentra en un área  propensa a inundaciones o fuertes lluvias, puede preparar documentos personales antes de que el clima los destruya. Almacene los documentos en bolsas de plástico con cremallera. Las bolsas del tamaño de un galón son excelentes para almacenar documentos y efectivo importantes. El almacenamiento de documentos personales en bolsas de plástico también puede facilitar la tarea cuando regrese a su hogar y comience a  limpiar las áreas dañadas por el agua.

La protección de documentos contra daños por fuego es proactiva en lugar de reactiva. Si vive en un área propensa a incendios forestales, es posible que tenga tiempo para recolectar artículos personales importantes. Si usted es víctima de un incendio en su casa, su vida es más importante que  cualquier  documento.

¿Son sus documentos a prueba de desastres?

Con suerte, lo hemos ayudado a pensar en cómo almacenar documentos importantes. Cuando tiene un plan en funcionamiento y opciones de almacenamiento de documentos, como las de este artículo, la probabilidad de perder documentos importantes es menor que si no tiene ningún plan. También pude llegar el momento de destruir esos documentos y hay algunas formas de destruir documentos confidenciales de manera segura, recomendamos recurrir a los profesionales,